Участие в тендере: основные правила и секреты победы

Фото: pokrov-streshnevo.mos.ru

В условиях текущей экономической ситуации руководителям компаний важно не только удержать имеющихся клиентов, но и привлечь новых. Если вы хотите вывести фирму на новый уровень, сделать ее востребованной, нарастить клиентскую базу, необходимо постоянно заявлять о себе. Осуществить это можно в том числе через участие в тендерах.

Естественно, подавая заявку, каждый рассчитывает выиграть. Но для того, чтобы увеличить вероятность победы нужно знать и руководствоваться определенными правилами. Понять все тонкости тендерного процесса новичку бывает непросто, поэтому мы решили помочь более детально разобраться в вопросе.

В чем суть?

Сегодня понятие «тендер» широко используется в бизнес-кругах. При этом как таковое определение «тендер» в законодательстве не закреплено.

Под тендерами понимают все возможные виды закупочных процедур, проводимые с целью закупки или продажи различных товаров, оказания определенного рода услуг и работ. В роли заказчика выступает организация, которая осуществляет закупочную деятельность. К участникам тендеров относятся юридические лица любой организационной формы и ИП. Тендеры помогают находить оптимальные решения для развития бизнеса. По итогам тендера контракт заключается с той организацией, которая сделала наиболее выгодное предложение (по разным параметрам в зависимости от вида торговой процедуры) инициатору тендера.

У термина существует несколько классификаций, но, если все обобщить, можно сказать, что в России тендеры делятся на два основных вида. Первые — государственные, где в качестве заказчиков выступают госорганы и госкомпании, а закупки проводятся на бюджетные средства. Вторые — коммерческие, где заказчиками являются частные компании, которые проводят закупки для собственных нужд. В этой статье мы будем говорить о коммерческих тендерах.

Что нужно знать для участия в тендере

Перед тем, как участвовать в тендере, нужно понять для себя одну простую вещь — победить вполне реально, если понять основу всего механизма. Давайте попробуем разобраться вместе.

Первое, что нужно сделать — выбрать подходящую электронную площадку для участия в тендерах. Параметры, которыми руководствуются участники тендеров при выборе площадки, могут быть разными. Разобраться в тендерной системе достаточно просто. Однако несомненным плюсом электронной площадки является наличие персонального обслуживания. От того, насколько своевременно и качественно проконсультируют сотрудники ЭТП, в том числе может зависеть результат участия в тендере, особенно у дебютантов.

К слову, на региональном уровне в сегменте корпоративных закупок всего несколько крупных игроков. Лидером рынка* здесь является электронная торговая площадка ONLINECONTRACT. По итогам I квартала 2017 года у нее 46,6% от общей доли ЭТП в секторе корпоративных закупок.

Следующий шаг — детально изучите все требования заказчика. Если вы не подходите под какое-либо из заявленных условий, не стоит сразу отказываться от участия. Попробуйте предложить объективно лучшие условия, чем те, которые установил заказчик. Возможно, для вас это шанс выделиться среди остальных участников. Также есть случаи, когда заказчик допускает предложение аналогов указанной в закупках продукции. Например, на ЭТП ONLINECONTRACT в секторе корпоративные закупки (где бизнес покупает товары и услуги для удовлетворения потребностей компании) такая практика достаточно распространена при закупке электротехнической продукции (кабель, светотехника и т. д.), расходных материалов (картриджи и т. д.), контрольно-измерительных приборов и других.

После того, как решение об участии в тендере принято, начинайте готовить документацию. Одна из распространенных причин отказа в участии — предоставление тендерных документов, заполненных некорректно, а также отсутствие части требуемых документов. Иногда может показаться, что их перечень не связан с предметом тендера, но это может быть, например, требованием политики или службы безопасности компании-заказчика. Поэтому потрудитесь над оформлением всех запрошенных бумаг. Необходимо внимательно и качественно заполнить все формы, приложить требуемые документы.

Если вы сторонник указывать цену «с запасом» с расчетом на то, что будет следующий этап со снижением цены, — убедитесь в наличии такого этапа. Часто закупки проходят в один этап: после подачи предложений всеми участниками заказчик выбирает лучшее.

Опаздывать категорически запрещено. Внимательно ознакомьтесь со сроком подачи заявки, то же самое касается и сроков внесения изменений в проект. Даже самое идеальное предложение может оказаться пустой тратой времени, если вы не уложитесь в срок.

Участвуйте в тендерах регулярно. Не став победителем в одном тендере, участник делает ошибочные выводы о невозможности получения контракта по итогам тендеров. Это ошибка многих новичков. Для получения результата необходимо регулярное участие в тендерах. Например, по статистике ЭТП ONLINECONTRACT, в среднем за 2016 год участники выигрывали в каждом третьем тендере на площадке. Регулярная тренировка — залог успеха дальнейших побед.

К тому же регулярная подача предложений — это дополнительный способ рекламы товаров и услуг компании. Учитывая, что результаты тендеров видят не только исполнители, но и руководители компаний-заказчиков, такая реклама может быть даже эффективнее стандартной — вы всегда на виду у вашей целевой аудитории.

Топ требуемых качеств возглавили порядочность и добросовестность исполнителя. По версии лидеров на рынке корпоративных закупок Татарстана, наличие этих качеств играет большую роль при выборе победителя. Однако эти качества каждая компания измеряет по-своему.

Кому-то достаточно сделать запрос в налоговую службу, кто-то проверяет арбитражную историю (исполнитель не должен быть участником процессов со стороны ответчика), есть компании, которые просят предоставить учредительные документы, практически каждый заказчик проверяет исполнителя в реестре недобросовестных поставщиков (РНП).

Немаловажным является и наличие опыта участия в тендере, а также качество поставляемой продукции. Впрочем, у каждого заказчика и список требований, и подход к делу свои.

К примеру, компания «ЮИТ-Казань» надежность поставщика оценивает на этапе предварительного квалификационного отбора, который включает в себя четыре вида аудита: технический, финансовый, специальный и юридический аудит. И только по итогам такого отбора составляется протокол о допуске к участию в конкурсе. А вот АО «Татспиртпром» проверяет потенциального поставщика на право и дееспособность посредством запроса информации в налоговую службу РТ. Возможно, вам стоит сразу оговорить с заказчиком, какая форма подтверждения добросовестности его устроит.

По словам большинства респондентов, предыдущие победы исполнителя в тендерах никаким образом не повышают его шансы на победу.

Второе место в рейтинге занял критерий — соответствие требованиям тендера. Но бывает и так, что участник не всегда может предложить товар или услугу, полностью соответствующие указанным в заявке характеристикам. Как показал наш опрос, заказчики вполне положительно относятся к аналогичным заменам. С одной лишь оговоркой — качество должно оставаться на уровне.

У каждого заказчика свои требования к поставщику. К примеру «ЮИТ-Казань» проводит четыре вида аудита

«Такая ситуация вполне допустима, если возможность отклонения от технических требований указана в закупочной документации», — считают представители Поволжского филиала компании «МегаФон»

Того же мнения придерживаются и в компании «ЮИТ-Казань», оставляя право принимать аналогичную продукцию на усмотрение конкурсной комиссии.

Однако есть ситуации, когда отклонение от норм в принципе невозможно. Это зависит от специфики работы компании.

«На производстве требуется оборудование или сырье с конкретными показателями (характеристиками), если иное невозможно применить. Это, предположим, относится к закупке сахара конкретного производителя, когда наличие сахара другого производителя меняет вкус (цвет, аромат) выпускаемой продукции», — рассказывают в АО «Татспиртпром». Правда представители компании тут же отмечают, что в большинстве случаев проводятся закупки аналогичных товаров, работ и услуг. «В других же случаях при проведении торгов мы прямо в техзадании указываем, что поставщики могут предложить товары с аналогичными показателями. В процентном соотношении это примерно 30% на 70%», — заявляют представители АО «Татспиртпром».

Секреты успеха

О секретах тендерного отбора не понаслышке знают те, кто представляет площадку для их проведения — представители электронных торговых площадок. Вот что говорят эксперты ЭТП ONLINECONTRACT, которые успешно работают на рынке 10 лет, являясь лидерами* корпоративных закупок Татарстана.

Что нужно делать, чтобы побеждать в тендерах? Во-первых, добросовестно предоставлять информацию и продукцию, соответствующую требованиям тендера. Во-вторых, если что-то непонятно или есть вопросы к заказчику, лучше их задать и удостовериться в том, что вы все правильно поняли. На ONLINECONTRACT это можно сделать через форму «вопрос-ответ», которая позволяет открыто общаться с заказчиком. Кроме этого, к каждому нашему клиенту прикреплен персональный менеджер — компании на любом этапе могут обратиться за вопросом и оперативно получить на него ответ», — прокомментировал Александр Гуров, директор ONLINECONTRACT.

«Чем больше вы участвуете в тендерах, тем выше шансы на успех. На нашей ЭТП плата за участие не зависит от количества тендеров или от стоимости тендера, в котором победил участник. Заплатив фиксированную сумму за определенный период, участники получают доступ ко всем тендерам, — добавляет Александр Гуров. — Например, при приобретении годовой лицензии вы сможете участвовать во всех тендерах на площадке за 2000 рублей в месяц. Это даже меньше, чем, например, расходы на канцелярские товары для средней компании. И приятный бонус — чем больше вы участвуете в тендерах, тем больше компаний о вас знают, то есть это еще и реклама на вашу целевую аудиторию».

Частота участия в тендерах также влияет на рейтинг участника — на ЭТП ONLINECONTRACT введен такой параметр для всех клиентов. При оценке участников данный рейтинг определяется исходя из количества поданных предложений; их преимущества по сравнению с предложениями других участников; доли тендеров, в которых компания была выбрана поставщиком; доли полученных оценок «сделка состоялась» от заказчика.

Ежемесячно на ONLINECONTRACT размещается более 25 тыс. лотов. Учитывая разнообразие и многочисленность компаний из разных отраслей на площадке, победителем тендера может стать любой участник, отметил в заключение эксперт.

По статистике данной площадки, за прошлый год прирост количества клиентов по сравнению с 2015 годом составил порядка 30%. Это говорит о том, что бизнес оценил преимущества работы на ЭТП, и ONLINECONTRACТ стала одним из эффективных каналов сбыта.

Хотите узнать больше о том, как эффективно работать на ЭТП и побеждать в тендерах?

7 нюансов, которые стоит знать, если решил принять участие в тендере

Слово «тендер» хотя бы раз в жизни слышал каждый, но мало кто знает, что оно означает. У большинства людей знание о тендерах сводится к тому, что это государственные закупки на крупные суммы. Отчасти это так, но есть множество нюансов, которые могут перевернуть твоё представление о них.

1 Что из себя представляет тендер

Если говорить кратко, то тендер — это своего рода розыгрыш права реализации своего продукта между поставщиками товаров или услуг. Смоделируем ситуацию: есть компания, которой нужно закупить большое количество определенного инвентаря — условно, офисных столов. Вместо того чтобы самостоятельно изучать и анализировать предложения на рынке, они выставляют тендер с условиями заказа. Например, нужно 80 столов определенной высоты, общей суммой не больше одного миллиона рублей.

На этот тендер смогут выйти производители, дистрибьюторы или магазины, и если под запрос компании у них будет подходящий товар — принять участие в розыгрыше. Каждый из них предоставит свой вариант реализации, и заказчик сам выберет тот, который подходит лучше всего. Таким образом компания закроет вопрос поиска, а продавец, выигравшей тендер, получит крупный заказ с выгодными условиями

2 Какие товары и услуги участвуют в тендерах

Первое, что приходит на ум человеку, который не имел дел с тендерами, — это сложная спецтехника или узкоспециализированные услуги. Например, тендер на возведение моста, для которого понадобятся строители, проектировщики, стройматериалы, краны, бульдозеры и так далее. На деле же, помимо подобных сложных в поиске товаров или услуг, большое количество тендеров отходит обычным категориям товаров: компьютеры, канцелярские принадлежности, столовые приборы, даже зубочистки и салфетки — всё что угодно. Так же и с услугами: от частного перевода на разные языки и проведения ивентов до клининга и личной охраны. Это позволяет и крупным, и малым компаниям участвовать в тендерах на равных условиях.

3 Кто проводит тендеры

В первую очередь — государственные органы и учреждения, например: поликлиники, министерства, воинские части, департаменты. Их условно можно включить в одну крупную классификацию — госзакупки. Помимо перечисленных структур, тендеры проводят различные национальные компании вроде «Газпрома», «Роснефти», «РЖД» или «Аэрофлота». Более того, частные коммерческие компании тоже ищут поставщиков товаров и услуг, разыгрывая тендеры. Получается, что, помимо огромной классификации категорий товаров, участвующих в тендерах, организации и компании разных уровней обращаются к этому формату, чтобы ускорить процедуру поиска и покупки необходимой продукции. Это еще раз доказывает, что принимать участие в розыгрышах может абсолютно любой поставщик, если у него есть то, что ищет заказчик.

4 Какие существуют системы проведения тендеров в России

Существуют три основные системы проведения тендеров, и зависят они прежде всего от того, к какой группе относится заказчик, выставляющий заявку.

В нее как раз входят все организации и ведомства, осуществляющие госзакупки. О них подробнее мы и писали выше. По мнению большинства экспертов, именно этот вариант отлично подходит для новичков, которые раньше никогда не участвовали в тендерах. Эта система отличается тем, что требует минимального количества документов — обычно от трех до восьми. При этом маржинальность товаров здесь составляет в среднем 30 %, то есть примерно треть от суммы лота и составит прибыль для победителя.

ФЗ-223

То есть закупки, проводимые коммерческими компаниями с государственным участием. Несмотря на причастность к государству, эти компании могут быть зарегистрированы как ООО, ОАО и просто на юридические лица. Одним из преимуществ этой системы над ФЗ-44 является большая маржинальность — порядка 45 %, то есть прибыль поставщика составляет практически половину общей суммы лота. При этом это может никак не отражаться на качестве самих товаров. Например, поставляя одинаковые столы в равном объеме и с одними и теми же характеристиками, в ФЗ-223 поставщик заработает больше, чем в ФЗ-44.

Коммерческие тендеры

Коммерческие тендеры проводятся организациями и компаниями негосударственной формы собственности. В отличие от двух других систем, коммерческие тендеры никак не регламентируются законом. Это позволяет заказчикам размещать свои запросы практически во всех источниках, на всех площадках и ресурсах. При этом именно они чаще всего и определяют победителей тендеров, отталкиваясь от собственных пожеланий и выгоды. Потенциальные поставщики же, как правило, играют на понижение стоимости, чтобы получить заказ.

5 Какие существуют виды проведения тендеров

Тендер — это общее определение всей процедуры получения необходимых товаров и услуг через торги между поставщикам. Существует отдельное разделение, которое зависит от способа проведения. При этом важно учесть, что их определяет не сам заказчик — виды тендеров регламентируются государством. Иными словами, большую роль играют характеристики и особенности товаров или услуг. Вот эти три основных вида проведения торгов:

Запрос котировок

Суть котировки в том, что это обычно недорогая процедура с упрощенной формой проведения: минимум документов и требований, быстрое проведение. Как правило, в этой категории разыгрываются права на поставку товаров с точным, но не сложным техническим регламентом. Есть и еще одно условие: общая сумма заказа по котировкам не может превышать 500 тысяч рублей.

Самый простой пример: 100 тысяч упаковок влажных салфеток. Важно, чтобы соответствовало количество, цена и минимальные технические условия. Проще говоря, обычные бумажные салфетки просто не пройдут. Благодаря относительно простой специфике, этот вариант отлично подойдет новичкам, занимающимся перепродажей, или компаниям с ограниченными производственными возможностями.

Конкурс

Суть конкурса в отборе поставщика не только по критерию цены при стандартных параметрах товара, как в ЗК, но еще и по другим критериям, которые невозможно оценить в количественном выражении. Например, такие процедуры свойственны для творческих проектов (дизайн, искусство, НИР, проектирование, реставрация и др.), а также для поставки товаров, определяющих качество жизни, таких как организация питания или поставка самих продуктов питания. Соответственно, конкурс требует значительно больше документов, подтверждающих возможность поставщика выполнить работу профессионально.

Сам конкурс также подразделяется на открытый, с ограниченным участием и двухэтапный. С первым всё понятно: в нём могут принять участия все, и условия находятся в открытом доступе. Конкурсы с ограниченным участием включают предквалификационный отбор, то есть исполнитель должен подтвердить, что справится с требованиями заказчика. Как правило, к такому виду тендеров прибегают, если выставляются сложные технические требования. Последний вид — двухэтапный: на первом этапе участники конкурса презентуют план реализации комиссии, а на втором обсуждаются детали реализации проекта.

Электронный аукцион

Технические характеристики и требования ничем не отличаются от ЗК. Вся разница — в возможности снижать цену в онлайн-режиме, а также в более прозрачной процедуре проведения с точки зрения исключения сговора заказчика и поставщика. Заказчик до окончания проведения аукциона не знает, какой участник какую цену предложил, и имеет меньше возможностей повлиять на определение победителя.

Важно учесть несколько нюансов. Электронный аукцион может быть прекращен, если к моменту окончания приема заявок был лишь один потенциальный поставщик. Также аукцион не состоится, если в течение первых десяти минут ни один из участников не сделает ценовой ход. Поэтому, решив поучаствовать в таком виде тендера, ты должен быть оперативным и быстро реагировать на изменения ситуации.

6 Зачем вообще нужны тендеры

Тендерная форма проведения — конкурсная процедура, позволяющая государству делать конкурентные закупки у поставщиков. Цель не отличается от коммерческих тендеров — купить необходимое дешевле рыночной цены. Различные государственные органы не могут закупать товары где попало, так как средства отчисляются из бюджета страны. Поэтому траты должны быть максимально эффективными. Именно поэтому государство обязывает искать поставщиков с наилучшим сочетанием «цена — качество» .

В случае коммерческих организаций тендер — отличная возможность найти товары и услуги по более выгодным ценам. За право их предоставления будут бороться разные поставщики по всей стране. В определенных ситуациях закупки через тендер могут сократить расходы без потери качества, а сами руководители смогут быть уверены, что человек, осуществляющий закупки, не получает откат за лоббирование чужих интересов.

7 Где искать тендеры

Все государственные тендеры России содержатся на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок. Однако, как и большинство государственных сайтов, он может быть сложен и непонятен для новичков. Более того, его функционал не такой обширный в сравнении с другими сайтами и агрегаторами.

Так, например, на сайте системы по поиску тендеров «Тендерплан» собраны все государственные и коммерческие тендеры России. Это значит, что поставщику не придется пользоваться двумя или тремя (и более) сервисами — всё уже собрано в одном месте. Достаточно просто вбить в поиск нужные ключевые слова по типу «футболка», «футболк* логотип*», «футболк* изображение*» и так далее. В «Тендерплане» эти хештеги смогут искать соответствия даже внутри самих документов и выявлять больше подходящих под запрос заявок. Затем можно пропустить их через различные фильтры (например, по расположению) — это позволит сформировать списки заказчиков твоего региона, что даст возможность сэкономить на доставке товаров.

Благодаря совмещенному доступу можно решать все вопросы по работе с тендерами в онлайн-режиме. Вся твоя команда сможет оперативно реагировать и охватывать большее количество заказов. Чтобы никто из сотрудников не совершал ошибок, можно назначать ответственных с расширенными правами, расставлять метки, отслеживать изменения, просматривать и оставлять комментарии к документам. Для большего удобства в «Тендерплане» есть календарь, в котором можно отмечать важные действия вроде сроков подготовки и подачи документов, поставки товаров, реализации проектов.

Хотя намного круче то, что система предлагает продвинутую аналитику, которая сможет выстроить максимально эффективную политику торгов, отталкиваясь от сезонного снижения цен, средней стоимости контрактов в сегменте, статистику по регионам и многое другое. Ты будешь заранее знать, какой заказчик конфликтный, кто из поставщиков является твоим конкурентом и какие организации аффилированы. Простыми словами, у тебя будет точная карта минного поля, которая не даст подорваться на самом первом шаге.

Источник https://realnoevremya.ru/articles/62336-uchastie-v-tendere-osnovnye-pravila-i-sekrety-pobedy

Источник https://brodude.ru/special-projects/tenderplan/index.html

Источник

Источник